Klauzula informacyjna

Administrator danych osobowych jest

Miejski Dom Kultury „Koszutka” w Katowicach.

Dane kontaktowe:

Miejski Dom Kultury „Koszutka”
ul. Grażyńskiego 47, 40-126 Katowice

Gdzie i w jaki sposób przetwarzamy dane

Dane przechowujemy w formie dokumentacji papierowej w zabezpieczonych pomieszczeniach, na służbowych komputerach biurowych, zewnętrznych dyskach, w szczególnych przypadkach na zaszyfrowanych pamięciach przenośnych. Przetwarzamy dane za pośrednictwem narzędzi informatycznych: poczty e-mail, systemów operacyjnych, oprogramowania wykorzystywanego przez dział księgowości i kadr, serwisu służącego do redagowania i dystrybucji Newslettera, Internetu (Facebook, Instagram).

Komu powierzamy dane

Dane osobowe powierzamy do przetwarzania podmiotom, z którymi stale współpracujemy. W zależności od zakresu usług podpisujemy z podmiotami umowy powierzenia lub umowy o współadministrowaniu, gdzie podmiot przetwarzający lub współadministrator jest zobowiązany na równi z administratorem do ochrony danych osobowych. W przypadku korzystania z usług poczty tradycyjnej dane osobowe przetwarza Poczta Polska działająca na podstawie prawa pocztowego.

Prawa osób, których dane przetwarzamy

Nie przekazujemy żadnych gromadzonych danych innym podmiotom, nie udostępniamy ich nikomu, chyba że z takim żądaniem zwrócą się do nas uprawnione instytucje na podstawie odpowiednich przepisów (np. w związku z popełnieniem przestępstwa, instytucje kontrolujące). Wszystkie osoby mające dostęp do danych osobowych działają w instytucji na podstawie upoważnień.
Wszystkim osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Skorzystanie z tych praw polega na złożeniu pisemnego oświadczenia woli o odpowiedniej treści przesłanego na adres iod@mdkkoszutka.pl
Danych osobowych nie wykorzystujemy do profilowania lub do zautomatyzowanego podejmowania decyzji względem uczestnika/ odbiorcy/klienta.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Miejski Dom Kultury „Koszutka” przetwarza dane na podstawie:

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
Art. 6 ust 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze,
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez osobę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Art. 9 ust. 2 lit. i RODO - interes publiczny w dziedzinie zdrowia publicznego w zakresie ochrony przed zakażeniem

Dane uczestników imprez i zajęć odbywających się w MDK „Koszutka”

Imprezy

W ramach organizowanych przez MDK „Koszutka” i filię „Dąb” imprez typu koncerty, spektakle, spotkania nie prosimy o podawania danych osobowych. Wyjątek stanowią imprezy z ograniczoną ilością osób, gdzie obowiązuje rezerwacja miejsc. Przy rezerwowaniu prosimy o numer telefonu kontaktowego. Wyjątek stanowi również czas pandemii, gdzie podczas organizacji imprez prosimy o wypełnienie stosownego oświadczenia uczestnika wydarzenia/imprezy bezpośrednio na miejscu lub z możliwością ściągnięcia sobie druku oświadczenia z naszej strony internetowej. Dane, o jakie pytamy to imię i nazwisko, telefon/mail i dane związane ze stanem zdrowia. To działania podejmowane w zakresie przeciwdziałania pandemii koronawirusa (COVID-19) i zagwarantowania bezpieczeństwa osób przebywających na terenie instytucji. Będą ona kontynuowane do odwołania.

Zajęcia

W przypadku zajęć organizowanych w Miejskim Domu Kultury „Koszutka” oraz filii „Dąb” prosimy uczestników lub opiekunów prawnych nieletnich uczestników zajęć o wypełnienie karty uczestnictwa w zajęciach (jest to warunek uczestnictwa w zajęciach), zgody na przetwarzanie danych wizerunkowych (zgoda dobrowolna) i oświadczenia o stanie zdrowia uczestnika zajęć (ma ono na celu przeciwdziałanie pandemii i zagwarantowanie bezpieczeństwa osób przebywających na terenie instytucji). Dane przez nas przetwarzane to: imię i nazwisko uczestnika, rok urodzenia, adres zamieszkania, w przypadku uczestników niepełnoletnich imię i nazwisko rodzica/opiekuna, telefon, adres mailowy, oraz pytania dotyczące stanu zdrowia w przypadku oświadczenia uczestnika zajęć.

Przetwarzanie

Dane te przetwarzamy w celu organizacji zajęć - komunikacji pomiędzy uczestnikiem / prawnym opiekunem uczestnika a Miejskim Domem Kultury „Koszutka” w sprawach związanych z całością organizacji zajęć, w tym spełnienia obowiązku informacyjnego m.in. harmonogramu zajęć lub zmian ich terminu, udziału w konkursach, turniejach, przeglądach, ustaleniach, dochodzeniach i egzekucji roszczeń, odpowiedzi na pisma i wnioski, tworzenia sprawozdań i statystyk dla instytucji nadrzędnych (dane statystyczne).

Przechowywanie

Zebrane dane przechowujemy jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wskazanym przepisami prawa. Dane osób uczestniczących w wydarzeniach i imprezach są usuwane do dwóch tygodniu po odbyciu się wydarzenia/imprezy. Oświadczenia uczestnika wydarzenia/ imprezy są usuwane po 14 dniach od dnia zakończenia wydarzenia/imprezy. Dane uczestników zajęć są usuwane po sezonie kulturalno-oświatowym (wrzesień br. - czerwiec przyszłego roku) nie wcześniej niż po 2 miesiącach zakończenia roku kalendarzowego. Dane wizerunkowe są przechowywane do momentu wycofania zgody lub przez okres 10 lat od daty umieszczenia na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Oświadczenia uczestnika zajęć są usuwane po zakończeniu sezonu kulturalno - oświatowego (wrzesień br. - czerwiec przyszłego roku) ze względu na zobowiązanie do poinformowania dyrektora lub kierownika placówki o wszelkich zmianach w sytuacji zdrowotnej osób w najbliższym otoczeniu i rodzinie uczestnika odnośnie stwierdzenia zakażenia wirusem COVID 19 podczas okresu uczęszczania na zajęcia w MDK „Koszutka” i filii „Dąb”.

Dane uczestników konkursów organizowanych przez Miejski Dom Kultury „Koszutka”

Organizując konkurs, każdorazowo podajemy zakres informacji, jaki przetwarzamy w karcie uczestnika konkursu oraz zgodzie na przetwarzanie danych wizerunkowych. Dane przetwarzamy w celu realizacji konkursu (kontaktu z uczestnikami/ rodzicem/prawnym opiekunem/ instruktorem/nauczycielem/ opiekunem z ramienia instytucji, którą dany uczestnik reprezentuje), rozstrzygnięcia konkursu (umieszczenia listy laureatów na stronie internetowej lub mediach społecznościowych), wysłania nagród lub zaproszenia na uroczystość ich rozdania. Podanie danych jest warunkiem wzięcia udziału w konkursie/turnieju/przeglądzie/ festiwalu. Dane, jakie przetwarzamy to imię i nazwisko uczestnika, wiek, imię i nazwisko instruktora/nauczyciela/ rodzica/opiekuna prawnego wraz z numerem telefonu, adresem e-mail, nazwa szkoły/instytucji, którą reprezentuje uczestnik. Powyższe dane usuwamy po rozstrzygnięciu konkursu, nie wcześniej niż po 2 miesiącach po zakończeniu roku kalendarzowego. Dane wizerunkowe są przechowywane do momentu wycofania zgody lub przez okres 5 lat od daty zakończenia konkursu. W przypadku konkursów i wydarzeń organizowanych w ramach dotacji otrzymanych z instytucji zewnętrznych okres przechowywania jest zgodny z wymaganiami przepisów prawa instytucji nadrzędnych.

Dane osób korzystających z kanałów komunikacji niepublicznej

Dane osób, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie, czy listownie przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu (Art. 6 ust. 2 lit. f RODO) w celu obsługi korespondencji, w celach wynikających z treści komunikacji lub w celu nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu kontaktowego. Podanie tych danych jest dobrowolne.

Dane osób zarejestrowanych przez monitoring wizyjny

Monitoring wizyjny, prowadzony przez MDK „Koszutka” w Katowicach oraz MDK „Koszutka” filia „Dąb” ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia. Zapisu monitoringu nie przekazujemy innym podmiotom, nie udostępniamy go nikomu, chyba że z takim żądaniem zwrócą się do nas uprawnione instytucje na podstawie odpowiednich przepisów (np. w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa). Każdy osoba monitorowana posiada dostęp do względu swoich danych osobowych zgromadzonych za pomocą monitoringu. Nagranie dokonane za pomocą monitoringu jest przechowywane w MDK „Koszutka” w zależności od detekcji i natężenia ruchu na obiekcie (nie dłużej niż 90 dni od dnia nagrania) w MDK „Koszutka” filia „Dąb” przez okres 30 dni.

Kontakt w sprawie danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania w Miejskim Domu Kultury „Koszutka” danych osobowych oraz skorzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem można się kontaktować pod adresem